Avez-vous déjà été pressé de trouver un contrat important sur votre ordinateur qui semble avoir disparu ? Ou peut-être avez-vous dû passer beaucoup de temps à envoyer des documents par e-mail à vos employés. Sans un système de gestion électronique des documents, les fichiers deviennent difficiles à trouver et peuvent même se perdre. Il existe une solution : le recours à un logiciel de GED. Voyons en quoi cela consiste.
Plus de flexibilité pour vos employés
Avez-vous des employés qui se déplacent tout au long de la journée de travail, qui travaillent à domicile ou qui travaillent à partir d’appareils mobiles ? Si c’est le cas, l’utilisation de systèmes de gestion des documents d’entreprise vous permet, à vous et à votre personnel, d’accéder à tous vos documents importants, où que vous soyez. Ces systèmes offrent un accès 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à partir de n’importe quel appareil compatible avec le web que votre entreprise pourrait utiliser. Cette flexibilité permet à votre personnel de saisir n’importe quel document dont il a besoin sans avoir à se déplacer au bureau ou à demander à quelqu’un d’autre de l’envoyer par courrier électronique.
Une amélioration de la sécurité des documents
Lorsque vous conservez tous vos fichiers stockés sur les ordinateurs de votre entreprise plutôt que dans un lieu centralisé sécurisé, vous êtes plus sensible aux menaces de cybersécurité. Si quelqu’un devait pirater le réseau de votre entreprise, il pourrait accéder à vos fichiers commerciaux confidentiels et voler des informations. Si un employé télécharge une pièce jointe à un courriel contenant un virus, cela pourrait même corrompre ou supprimer les fichiers. Un système de gestion électronique des documents est équipé de contrôles stricts qui vous permettent de choisir exactement qui peut accéder aux fichiers. Ces systèmes utilisent également des serveurs en cloud sécurisés avec des pare-feu et des outils de cybersécurité qui aident à prévenir les piratages.
Des économies de coûts plus importantes
Bien que vous ayez les frais d’un système de gestion électronique des documents, vous constaterez que ce système permet à votre entreprise de faire des économies à long terme. Vous pouvez penser au gain de temps que vous réalisez lorsque vous n’avez pas à rechercher des dossiers ou à les demander à d’autres personnes. Cela signifie moins de temps de travail rémunéré consacré à cette tâche fastidieuse. Vous évitez également de devoir payer de l’argent en raison d’erreurs comme la perte de documents. Après tout, cela peut inciter un client ou une cliente à choisir une autre entreprise plutôt que de perdre son temps à attendre que votre entreprise trouve ce qui est perdu.
Comme vous l’avez vu, un logiciel de ged transverse peut vous aider à gagner un temps précieux et peut aider votre entreprise en termes de perte de productivité. Votre entreprise peut tirer de nombreux avantages si vous choisissez de mettre en œuvre un système de gestion électronique des documents qui conserve tous vos documents en un seul endroit. Si vous avez besoin d’un logiciel de GED, vous pouvez vous renseigner sur le logiciel de GED NEXIA proposé par l‘agence Axess. Axess propose en effet une solution de dématérialisation des processus et documents. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur leur site internet.
