Un logiciel de paie permet à toute entreprise de gérer l’édition et la réalisation des bulletins de salaire de ses employés.
Le logiciel de paie permet le traitement de la paye dans son ensemble et donc de créer les bulletins de salaire, les charges sociales ainsi que les heures supplémentaires par exemple.
Il peut être utilisé soit en Monoposte (l’outil est installé au niveau des ordinateurs ou du réseau informatique de l’entreprise) ou en mode SaaS (l’outil est à 100 % en ligne, il nécessite donc une connexion internet).
Bulletin de paie : quelles obligations pour l’employeur ?
Toute entreprise a l’obligation de remettre à son salarié le bulletin de paye justifiant le paiement de salaire. La remise doit être effectuée soit en main propre, soit par courrier. Elle peut également être faite par courrier électronique si elle intervient dans des conditions garantissant l’intégrité des données, et uniquement avec l’accord préalable du salarié.
Un duplicata doit être conservé par l’employeur pendant au moins 5 ans.
En cas de non-remise, vous vous exposez à une amende pénale de 450€ par transgression et au versement de dommages-intérêts au salarié. En effet, le manquement à cette obligation peut empêcher le salarié de faire valoir ses droits et ainsi entraîner un préjudice pour lui.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une fiche de paie ?
Lors de l’établissement d’un bulletin de salaire, vous devez obligatoirement faire apparaître les éléments suivants :
-L’identification de l’employeur
Doivent être indiqués : votre nom, votre adresse, le numéro URSSAF, le numéro SIRET ainsi que le code NAF de l’entreprise.
-La mention de la convention collective en vigueur
Si une convention collective est appliquée, vous devez préciser son intitulé. S’il n’y en a pas, il faut mentionner les références du code du travail relatif à la durée des congés payés et aux délais de préavis.
-L’identification du salarié
La fiche doit également comporter le nom, l’emploi et la position hiérarchique du salarié au sein de votre entreprise.
-Le calcul du salaire
La nature de la base de calcul du salaire doit être précisée. Elle peut être basée sur la période et le nombre d’heures auxquels se rapporte le salaire (heures payées au taux normal, heures supplémentaires, etc.). Mais dans le cas où le salarié est sous convention de forfait, il faut alors préciser la nature et le volume du forfait (hebdomadaire, mensuel, en heures, en jours, etc.).
Si le salarié perçoit des accessoires de salaires soumis aux cotisations patronales et salariales, le bulletin de salaire doit indiquer leur nature et le montant de ces derniers (primes, frais, etc.).
-La rémunération
Vous devez tout d’abord indiquer le montant de la rémunération brute du salarié. Doivent aussi être précisés la nature et le montant de tous les ajouts et retenues réalisés sur celle-ci (cotisations salariales, CSG, etc.).
Enfin, le bulletin de paie doit préciser le montant de la rémunération nette versé, accompagné de la date de paiement.
-Les congés payés
Le bulletin de salaire doit contenir les dates de congés payés, ainsi que le montant de l’indemnité correspondante lorsqu’ils sont pris durant la période de paie prise en considération.
-La mention incitative
Enfin, le bulletin de paie a l’obligation de préciser à votre salarié qu’il doit conserver le document sans limitation de durée.
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